Minden elmélet csak annyit ér számodra, amennyit megvalósítasz belőle.
Ha elolvastad az első 7 leckét, akkor lényeget már tudod. Bőven elég információval rendelkezel ahhoz, hogy átszervezd az életed a munkádat. Most már csak az a kérdés, hogy alkalmazod is ezt a mindennapjaidban.
Sajnos a tapasztalat az, hogy az emberek többsége a megszerzett tudást soha nem használja fel. Micsoda pazarlás! Körülbelül 5-10% azoknak a száma, akik valóban alkalmazzák is a mindennapjaikban egy tanfolyam alatt átadott ismereteket. Vajon Te benne leszel ebben az 5-10%-ban?
A mai leckében olyan tippeket, eszközöket fogok mutatni, amit akár azonnal használhatsz is. Nem kell hozzá semmi hókuszpókusz, egyszerűen használd ki a bTime lehetőségeit és élvezd az eredményét!
Eszközök a mindennapi hatékonyságod növelésére
Nyomtatás - vidd magaddal a feladataidat
Ha nem egész nap az irodádban ülsz, azaz nem vagy mindig számítógép közelben, akkor nagyon hasznos lehet, ha magaddal tudod vinni a "Mai" feladataidat. A bTime rugalmas lehetőséget nyújt a feladataid nyomtatására. Egyszerűen azt a listát tudod kinyomtatni, amit látsz.
Tehát ha magaddal akarod vinni a mai feladataidat, akkor állj rá a Mai listára és nyomtasd ki. A nyomtatás azt is követi, hogy egy feladat leírása ki van-e nyitva vagy sem.
Arra is lehetőséged van, hogy csak bizonyos feladatokat nyomtass ki. Például ha csak azokat akarod kinyomtatni, amik egy adott munkatársadnak adtál ki, akkor szűrd a listát az adott munkatársra. Vagy azt is megteheted, hogy csak a hírlevelekkel kapcsolatos feladatokat nyomtatod ki, ilyenkor szűrd le a listát a "hírlevél" szóra, majd az eredményt nyomtasd ki.
 Mobile alkalmazás - vidd magaddal a feladataidat 2.
Ma már egyre többen rendelkeznek okostelefonnal és ehhez internet kapcsolattal. Ha neked is van ilyen, akkor a bTime-ban kezelt feladataidat "magaddal viheted", azaz elérheted a mobil telefonodról is. Sőt nem csak elérheted, de új feladatokat, jegyzeteket is tudsz felvenni.
Ne a fejedben tartsd a feladataidat!
A fejed nem arra való, hogy a napi vagy akár hosszútávú teendőid, kötelességeidet tárold. Nem lehetsz addig kreatív, hatékony, összeszedett, amíg minden feladat a fejedben van.
A stressz egyik forrása az, hogy amikor valamivel foglalkozol, akkor is ott van a fejedben az a sok később megoldandó feladat is. Ha nincsenek leírva a feladataid, akkor soha nem lehetsz abban biztos, hogy mi az amit elfelejtesz megcsinálni.
Használd bátran a feladatlistákat, írd ki a fejedből a feladatokat. Csak arra koncentrálj, arra fókuszálj, amivel éppen foglalkoznod kell. Ha rendszeresen áttekinted a feladataidat, akkor nem kell aggódnod, semmit nem fogsz elfelejteni.
Az új feladatokkal ne foglalkozz azonnal
Az egyik legnagyobb időrabló, amikor minden új bejövő feladattal azonnal foglalkozni akarsz. Ilyenkor megszakítod az addigi munkádat, amihez aztán már sokkal nehezebb lesz visszatérni. Biztos előfordult már veled is, hogy elkezdtél reggel egy nagyobb feladatot és délután azt vetted észre, hogy még alig haladtál ezzel a fontos feladattal, pedig úgy tervezted, hogy ezt ma elvégzed.
Az új feladatokat, információkat egyszerűen írd be az INBOX listádba vagy vedd fel a jegyzetek közé. A jegyzetekből később feladatot is tudsz készíteni úgy, hogy a jegyzetet rádobod az egyik lista fejlécére. Ha a jegyzetet egy feladatra dobod, akkor az bekerül a feladat leírásába.
Legyél képben reggel - Reggeli áttekintés
Én éveken át nem tudtam otthon sem kikapcsolni. A fejemben voltak a feladatok és amikor hazamentem, akkor is ezeken járt az agyam. Ma már tudom, hogy nem ez a leghatékonyabb módja a kikapcsolódásnak.
Nem kell hazavinned a munkádat, még a fejedben sem. Ha minden feladat és információ rögzítve van a rendszeredben, akár csak az Inbox listádban, akkor nyugodt lehetsz, megvár a munka másnap reggel.
Másnap reggel a napi áttekintéskor könnyen rendszerezheted az Inboxban levő feladataidat. Dönthetsz arról, hogy melyikkel mikor tudsz foglalkozni.
Nagyobb feladatok hatékony megoldása
A nagyobb feladatoktól félünk, mert nem látjuk át. Még ha tudjuk, hogy fontosak, akkor is tologatjuk őket. Egyszerűen nem tudjuk rávenni magunkat, hogy nekiálljunk.
Van egy egyszerű módszer, mellyel a nagyobb feladatokat is könnyebben meg tudjuk oldani. Bontsuk kisebb feladatokra, akkorákra, amiket már átlátunk, amiknek már neki tudunk állni. Így egy nagy feladat már nem lesz nagy feladat, hanem több kisebb, amit viszont már meg tudunk oldani.
 Tehát egy nagy feladat esetén mielőtt nekiállnánk, gondoljuk végig, hogy milyen kisebb részekből áll. Vegyük fel az adott feladat adatlapján a részfeladatokat. Használhatjuk a "-:" karaktereket a felsorolásban. Ennek hatására a feladat leírásában egy kipipálható részfeladat keletkezik.
Ha elvégeztünk egy alfeladatot, akkor egyszerűen pipáljuk ki. Jól eső érzés, egy nagyobb feladatnál, ha tudjuk, hogy már elvégeztük egy részét, így a bTime-ban azt is beállíthatjuk egy feladatnál, hogy hány százaléknál tartunk.
Egy tipp még ezzel kapcsolatban: Ha nehezünkre áll egy feladatnak nekiállni, akkor készítsünk elő mindent, ami az adott feladat megoldásához szükséges (dokumentumok, eszközök, ...). Ha így teszünk, akkor egyszerűen már nincs visszaút, neki fogunk állni a feladatnak és sok esetben azt vesszük észre, hogy nem is volt olyan nehéz a megoldása.
Nagyobb projektek hatékony megoldása
Nagyobb projektek esetén hasonlóan kell eljárni, mint egy nagyobb feladattal, csak éppen itt külön feladatokra kell bontani a projektet. Mivel ezeket nem egy nap alatt fogjuk megoldani, ezért nagyon fontos, hogy rakjuk sorba a feladatokat és válasszuk ki az első lépést.
Több napon átnyúló projektek esetén nagyon hasznos, ha a szükséges dokumentumokat, file-okat hozzárendeljük az adott feladatokhoz. Azaz ne csak a gépünkön legyen valahol meg, hanem csatoljuk a bTime segítségével az adott feladathoz. Ez két okból is jó. Egyrészt nem kell keresgélnünk, amikor a feladatnak nekiállunk vagy folytatjuk, másrészt ha esetleg másik gépnél vagyunk, akkor is elérhetjük ezeket a segédanyagokat.
Ha egy információ az interneten található, akkor másold ki a linkjét a böngészőből és másold be az adott feladat adatlapjára.
Fókuszálj a fontos dolgokra
Ha használod a bTime rendszert, egy idő után azt fogod észrevenni, hogy nagyon sok projekted van, amit már nehezen tudsz átlátni. Erre a problémára a bTime két megoldást is nyújt.
Az egyik, hogy a projektjeidet hierarchikusan szervezheted, mint ahogy a mappáidat a számítógépeden. Így csoportosíthatsz összetartozó projekteket. Például egy mappa alatt láthatod az "Otthoni" projekteket vagy az "Irodai" munkákat. Nem kell megijedned, ha még nem hoztál volna létre mappákat, mert a projekteket bármikor átszervezheted, egyszerűen fogd meg a projekt nevét és dobd rá egy másik mappára.
Másik lehetőséged, hogy kiemelsz projekteket. Érdemes az aktuális és a legfontosabb projektjeidet kiemelni. Ezt úgy tudod megtenni, hogy a projekt lista feletti [Kiemelt projektek] fülre dobod ezeket a projekteket.
Használd minden nap, tedd szokásoddá
Bármelyik időgazdálkodási rendszerben, így a bTime-ban is csak akkor fogsz megbízni, és akkor lesz számodra igazán hasznos, ha azt a munkád részévé teszed és folyamatosan, naponta használod.
Ha minden feladat és információ, amire szükséged van a munkáddal kapcsolatban elérhető ebből a rendszerből és ezek az információk frissek, az ütemezésed aktuális.
|
