Vajon elég a feladataink kezeléséhe egy jó naptár?
Ugyan tudom, hogy sokan csak egy naptárat használnak a feladataik kezelésére, mégis azt mondom, hogy a naptár csak egy fontos eleme a feladatkezelésünknek.
Vannak olyan időgazdálkodás "guruk", akik szerint egy jó naptár, vagy naptár alkalmazás is elég a hatékonyság növeléséhez és vannak olyanok, akik szerint kizárólag listákat szabad használni, naptárat semmiképp sem.
Én úgy gondolom, hogy akkor leszel sikeres a hatékonyságod növelésében és a szervezésben is, ha megfelelően használod mindkét eszközt. Mindkét eszköznek vannak előnyei és hátrányai, ezért az együttes kezelés, ami a legjobb megoldást nyújtja számodra is.
Mikor használd a naptáradat?
A naptár legjobb tulajdonsága, hogy jól átlátható. Azaz elég ránézned és már látod is, hogy melyik napon lesz egy esemény, mikor lesz egy találkozód. Ugyanakkor ha ez a naptár tele van olyan teendőkkel is, melyeket nem biztos, hogy aznap tényleg meg is fogsz csinálni, akkor nem lesz jól átlátható, sőt be is csaphat.
A naptárat olyan feladatok esetén használd, melyek konkrét időponttal rendelkeznek:
- események (konferencia, rendezvény, ...)
- találkozó
- lejáró dolgok (forgalmi, határidős ajánlat, ...)
- határidős feladat
Az első három pont adja magát, a negyedikhez egy kis magyarázat. Egy feladatnak lehet határideje, ha pl. egy másik időponttal rendelkező feladat, esemény előtt kell elvégezni vagy ha egy ütemtervet követve végezzük a projekt feladatait. Az is előfordulhat, hogy egy feladatot eleve egy konkrét határidővel kapunk meg. Természetesen ezekben az eseteken hasznos, ha ezeket a naptárban is látjuk.
Mi a probléma a naptárral
A probléma akkor kezdődik, amikor mindegyik feladatunkhoz határidőt rendelünk. Igazából ezzel önmagában nem is lenne probléma, ha mindig mindent időben meg tudnánk csinálni és minden feladatról előre pontosan tudnánk, hogy mennyi ideig fog tartani a megoldása. Sajnos a gyakorlatban egyik feltétel sem szokott teljesülni.
Egyrészt nem tudjuk jól megbecsülni a feladatok időigényét. A tapasztalat, hogy legtöbbször alulbecsüljük, illetve nem gondolunk a rendkívüli eseményekre (kifogy a festék, lefagy a gép, ...). Másrészt hiába is tervezünk be egy napra 6-7 feladatot, ha közbejön valami és emiatt nem tudjuk megvalósítani.
Mi lesz ennek az eredménye?
Tegyük fel, hogy egy-két hétre előre tervezünk, hiszen így látjuk majd a naptárunkban szépen, hogy mit és mikor kell megcsinálni. Aztán közbejön valami (mindig közbejön valami) és el kellene tolnunk 2-3 feladatot a következő napra. Csak hát az a probléma, hogy a következő napot már szépen beterveztük, így azokat is el kellene tologatni valahova, de hát az a nap is már tele van.
Persze lehet, hogy valamelyik napon találunk még egy üres helyet és így megnyugszunk. A probléma az, hogy így már nem a fontosság szerint és a terv szerint fogjuk elvégezni a feladatokat, hanem a naptárunk kényszerít egy másik sorrendre. A másik probléma pedig az, hogy holnap is és holnapután is közbejöhet valami, pl. egy sürgős feladat. Ekkor már nem tudunk mit csinálni, át kell tologatni az összes feladatot.
Ennek előbb-utóbb az lesz a hatása, hogy inkább nem is tervezünk, hiszen csak frusztrál, hogy mindig át kell tologatni a feladatokat.
Mikor érdemes a feladatlistára támaszkodni?
Az előző problémára tökéletes megoldást nyújt egy olyan feladatlista rendszer, mely külön kezeli a mai feladatainkat a következő 1-2 hét feladatait és a később megoldandó feladatokat.
Mivel nem vagyunk napokhoz és órákhoz kötve, így gyorsan megtervezhetjük a következő 1-2 hetünket, a fontosság és egyéb szempontok alapján. A bTime-ban egyszerűen tudunk priorizálni, csak fogjuk meg a fontos feladatot és húzzuk feljebb a listában.
A reggeli áttekintéskor pedig figyelembe véve az addig érkezett új feladatokat megtervezhetjük a napunkat, egyszerűen átdobva a [Következő feladatok] listából néhány elemet.
Ha mégsem sikerült mindent elvégeznünk aznap, mert közbejött valami, akkor sincs gond. Holnap reggel még mindig ott lesz a [Mai feladatok] listában a feladat és nem kell semmit sem tologatnunk, mindössze ennyivel kevesebb feladattal kell feltölteni a mai napunkat.
A tanácsom, az hogy a naptár helyett feladatlistát használj minden olyan esetben,
amikor egy feladatnak nincs konkrét időpontja!
Naptár és feladatlista együttes használata
A legjobb eredményt úgy érheted el, ha együtt használod a naptáradat és a feladatlistákat. Ezt legkönnyebben egy program vagy webes alkalmazással teheted meg, mivel ezek képesek arra, hogy egy listában mutassák meg az időhöz kötött és az időponttal nem rendelkező feladatokat.
A bTime rendszer is így működik, ezért elég ránézni a [Mai feladatok] listára, abban mindig látszódnak a mára időzített (időponttal rendelkező) teendők, események és a mára betervezett feladatok. Sőt azok az időponttal rendelkező feladatok is még benne vannak ebben a listában, melyeket már korábban el kellett volna végezni, de még nem tettük meg (ezeket egy sima naptár esetén el is felejtenénk).
A [Következő feladatok] listában pedig látszódnak a következő 1-2 hétben esedékes feladatok, események és azok a teendők, melyekről úgy gondoljuk, hogy ebben az időszakban meg tudjuk oldani.
A naptárral szemben ez óriási előny, hiszen ha valamire mégsem jutott idő, nem kell átírogatni a következő napra, következő hétre, mivel megmarad ebben a listában.
Tervezéskor, főleg egy konkrét időponttal (esemény) vagy határidővel rendelkező feladat esetén nagy hasznát vesszük a naptárunknak, mert jól átlátható. Ha egy találkozót kell egyeztetni, akkor természetesen a naptárunk segítségére támaszkodhatunk.
A mai napunk megtervezésekor (reggeli áttekintés) azonban a listák áttekintése és átrendezése a leghatékonyabb, mivel itt a feladatokat a prioritásuknak megfelelő sorrendben látjuk egy listában az időponttal rendelkező feladatokkal, eseményekkel együtt.
|
